「待機中」の機能を使うタイミング
この機能は、以下のような1回でチケットを解決できない状況に最適です。
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同僚や他部署に確認が必要なとき
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詳細な調査が必要なとき
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重要な情報や社内承認を待っているとき
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現時点で連絡が取れないお客様に後で折り返す必要があるとき
メッセージを待機中にする方法
手順はシンプルで、以下の3つのステップになります。
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まず、次の対応についてお客様に伝える返信を書きます。
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画面右側の「オプション」(矢印アイコン)を開き、「顧客を待機中にする」をオンにします。すると、送信のボタンが「送信および完了済みとしてマーク」から「送信により顧客が待機中」に変わります。
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「送信により顧客が待機中」ボタンをクリックしてメッセージを送信します。
これで完了です!返信は送信され、メッセージは受信箱の待機中の顧客リストに残ります。見落とすことなく、後から簡単に見つけられます。
顧客に電話で連絡が取れなかった場合
顧客に電話で連絡が取れなかった場合は、待機中にして後で再度連絡を試みることができます。
- 『通話失敗』をクリックします。
- 社内メモを追加します。このメモはあなたと同僚にのみ表示されます。
- 『通話失敗により待機中』をクリックします。
その後、顧客レビューは受信トレイの上部にある『待機中の顧客』セクションに移動します。これにより、見逃すことなく後程、電話または文章で再度顧客に連絡することができます。
📝 注意:待機中の場合、返信時間の指標も一時的に停止し、カウントが止まります。